Entre nuestros principales clientes se encuentran la Asociación Española de Urología, la Sociedad Española de Oncología Médica y la Sociedad Española de Medicina Interna, es por esto por lo que el grueso de nuestro trabajo se desarrolla en eventos/congresos médicos.
Nos gusta que nuestro trabajo en este tipo de eventos que implica un trato especial, así como una documentación especial sea brillante. Es por esto por lo que el día de hoy queremos exponer aspectos muy importantes a la hora de trabajar como azafata en un congreso médico;
RECEPCIÓN DE INVITADOS
En cuanto a la recepción de invitados se refiere, da igual el tipo de congresos, siempre es muy importante que la persona asistente sea recibida con una gran sonrisa por parte de la azafata y con un saludo muy cordial, ya que es la primera imagen que tendrá del congreso y esta debe ser muy positiva.
Si fuera necesario es en este momento cuando al asistente se le indica donde se encuentra el guardarropa, así como donde puede acreditarse y recoger la documentación del congreso.
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
En este puesto como en todos los demás la amabilidad es lo que prima, además de la agilidad, ya que no queremos que el congresista espere y aguante interminables colas.
Antes del congreso realizaremos el montaje de carteras con la información que los organizadores nos dan (programa, agenda de trabajo, folletos de los patrocinadores…), también ordenaremos alfabéticamente las acreditaciones para agilizar el trabajo de la entrega de las mismas.
Durante el congreso registraremos al asistente y le haremos entrega de la documentación necesaria, así como de la cartera (si procede) y de su acreditación. Le explicaremos la documentación que le entregamos. En el caso de las acreditaciones pondremos especial atención, ya que muchas veces con según que acreditaciones no pueden tener acceso a la exposición comercial, a los almuerzos de trabajo, etc y en esos casos les debemos explicar su situación en el congreso.
Normalmente las acreditaciones de los ponentes suelen estar separadas de la del resto de asistentes. La única diferencia para que se realice esto es para que los ponentes reciban un trato más especial, no aguanten colas o que quizás reciban algún detalle por parte de la organización.
El último día del congreso se suele hacer entrega de los certificados de asistencia, esto varía mucho dependiendo de la organización, ya que normalmente con la simple asistencia es suficiente, pero en otras ocasiones se debe rellenar una encuesta o algo por el estilo.
ASISTENCIA EN SALA
- Montaje de mesa: si la organización no nos pasa un protocolo específico para la colocación de la mesa, siempre colocaremos al moderador o moderadores en el centro de la misma y al resto de ponentes, a la izquierda y a la derecha de los moderadores de manera alternante. Una vez colocadas las plicas (carteles con los nombres) colocaremos las copas (siempre boca abajo, encima de un posavasos) y al lado el agua, siempre al mismo lado y a la misma altura de la plica.
Una vez terminada dicha ponencia, antes de continuar con la anterior se recoge toda la mesa y una vez que está libre se monta la siguiente para que no quede nada de la anterior como puede ser una copa usada.
- Recepción en sala: nos pondremos en la puerta para recibir a los asistentes, así como para despedirlos y siempre que sea necesario controlaremos las puertas para evitar ruidos innecesarios. Muy importante es comprobar que todo aquel que accede a la sala esta correctamente acreditado.
- Pase de micros: lo importante del pase de micros es que nadie se quede sin poder realizar la pregunta. Tenemos que estar muy pendientes del orden de preguntas para ser rigurosamente exactos, salvo que sea el moderador quien te indique quien puede preguntar. Cuando un congresista levanta la mano para preguntar, vamos por el camino más rápido pero que sea menos molesto para el resto de asistentes, le entregamos el micro y nos colocamos al lado de donde este sentado pero ligeramente por detrás, para que vea que estamos ahí para retirarle el micro pero sin llegar a agobiarlo.
- Incidencias: muy importante realizar recuento de asistentes en cada sesión, así como rellenar el parte de incidencias, en caso de que hubiera surgido algún problema o inconveniente.
EXPOSICION POSTER
Aquí hay gran variedad, ya que pueden ser póster tradicionales (en papel) para lo cual la azafata se encargará de pegarlos a unas estructuras de manera ordenada según aparezca en el programa. También pueden ser póster digitales (en maxi tablets) para lo cual la azafata debe conocer el funcionamiento de la misma y explicárselo a todo aquel que lo necesite.
